O que você faria se tivesse que escrever o procedimento operacional para direcionar quintilhões de possibilidades para um único resultado?
Não são trilhões, não são quatrilhões, são quintilhões. São 43,25 quintilhões de diferentes arranjos possíveis das peças de um cubo mágico. Só para dar uma ideia, se cada arranjo fosse feito em um segundo, levaria 1,37 trilhões de anos para montá-los todos. Isto é quase 100 vezes a idade estimada do Universo. E aí, não importa a partir de qual destas 43,25 quintilhões de configurações você começa, o desafio do cubo é chegar a uma única solução: apresentar cada face com uma única cor.
E diferentemente de uma seção de Materiais e Métodos, que contém apenas informações essenciais de um processo, um Procedimento Operacional é o documento de referência a ser seguido passo a passo para a execução de uma atividade e contém todas as ações necessárias para alcançar o resultado.
Imaginou o tamanho do problema que é fazer um procedimento destes para um cubo mágico? Pois é.
Primeiro você precisa saber a solução, claro. Depois, de posse dela, precisa escrever.
Mas o que é o cubo mágico?
O cubo mágico,(Rubik’s Cube) foi criado em 1974 por Enro Rubik e tornou-se um dos quebra-cabeças mais famosos no mundo nos anos 1980. O brinquedo consiste em um cubo formado por 27 cubos menores dispostos em uma grade 3x3x3. Em sua configuração original, desembaralhada ou “resolvida”, o cubo apresenta a mesma cor nas faces dos cubos menores que estão em cada um dos seis lados. As cores do cubo, uma para cada face no arranjo original, são vermelho, branco, azul, laranja, amarelo e verde. Cada um dos lados do cubo pode ser girado livremente e isto modifica a posição e a disposição das cores dos cubos menores deste lado em relação aos demais lados do cubo mágico. Neste novo arranjo- e de fato, em qualquer arranjo possível – qualquer um dos lados pode, de novo, ser movido livremente. Daí vem a infinidade de conformações das cores nas seis faces de um cubo embaralhado.
E embora a solução pareça impossível, vários métodos foram criados para resolver este quebra-cabeças. Um deles é o chamado CFOC ou Fridrich, criado por Jessica Fridrich em 1980, que é explicado no site oficial do cubo mágico, Rubik´s Cube, de uma maneira brilhante, didática, ilustrada e simples, que pode ser seguida por qualquer criança de 12 anos. (Eu diria que seguiram o método Feynman para elaborar este procedimento.)
Vale a pena analisar este documento e ver como ele é um exemplo de procedimento operacional bem feito. Você pode acessá-lo na página oficial do cubo mágico clicando aqui.
A questão que direciona
Quando você analisa a descrição deste método, fica claro que a equipe que o preparou tinha o objetivo de otimizar ao máximo o entendimento dos leitores. A questão orientadora desta elaboração poderia ser expressa assim: “Como fazer com que crianças e jovens consigam visualizar e reproduzir, na ordem correta, um procedimento estagiado e com várias opções paralelas dependendo do arranjo do cubo, sendo que este procedimento depende da movimentação de lados especificamente posicionados?”
Quando temos uma boa questão direcionadora que visa maximizar a compreensão dos leitores fica mais fácil simplificar um procedimento complexo e avaliar os aspectos que precisam ser considerados.
No caso de preparar um procedimento operacional, a questão pode ser: Como elaborar um procedimento simples, lógico, ordenado e fácil para que [minha equipe, com suas características ABC e habilidades XYZ] consiga seguir, na ordem correta, cada etapa do [processo CDE] que tem [tais e tais características específicas] para que possam executá-lo de modo eficaz e alcançar [os resultados esperados]?
Pode parecer óbvio, mas elaborar esta questão e procurar respondê-la nos faz considerar os leitores como o foco de nossos esforços . Não estamos apenas escrevendo um procedimento, estamos garantindo que a equipe seja capaz de alcançar os resultados através de um processo bem descrito. É muito diferente.
Cuide de sua audiência ou de sua equipe, estabeleça e use os formatos que ela entenderá
Para o cubo, a audiência principal é formada por crianças e jovens. Assim, a linguagem precisa ser simples e o entendimento imediato. A aparência deve ser atrativa e toda a comunicação, além de ser clara, necessita ser muito precisa porque o sucesso do procedimento depende da execução correta de cada etapa.
Então, o documento é muito bem ilustrado, o texto usa palavras comuns, tem letras grandes, e usa fontes de aspecto juvenil. A comunicação foi planejada como um todo, com uma quantidade mínima de texto dando suporte aos desenhos que destacam muito bem os elementos que estão sendo descritos. Isto evita dúvidas e promove a execução correta.
Quem é a audiência de seu documento? Executivos que não tem tempo de ler e querem saber de questões econômicas? Engenheiros que querem saber da parte especializada de sua área? Técnicos que precisam de detalhes de execução e análise? Operadores que precisam de um vocabulário mais simples? Acadêmicos que irão revisar sua pesquisa? Ou seus colegas de LinkedIn?
Qual a melhor forma de escrever para eles?
Defina suas peças – a natureza de seus materiais
O procedimento começa do que é mais simples e essencial para o entendimento do quebra-cabeças: qual a natureza das peças menores, quais delas são móveis ou imóveis, como se movimentam as que são móveis, como elas se interrelacionam, como as cores das faces estão dispostas na versão resolvida.
Estas definições podem parecer muito elementares em casos de determinados trabalhos, mas, se você pensar bem, são estas definições que permitem traçar todo o procedimento. É entendendo a relação entre as cores que se pode definir o método por camadas como sendo o mais adequado e lógico.
Dentro de seu trabalho, quais são os seus materiais? O que os define? Há algo que seja importante destacar na natureza deles para que o entendimento do processo seja completo?
Defina os elementos e a linguagem que compõe a base do procedimento
O método segue definindo o movimento de cada lado do cubo e estabelecendo os códigos que serão usados para cada um. A definição dos códigos é clara e precisa, os desenhos são perfeitos. No texto, trechos importantes são destacados em vermelho.
Dentro de seu procedimento, existe uma lógica, uma linguagem ou um subprocesso que precisa ser definido para que o procedimento possa ser seguido? Este subprocesso está claro para sua equipe?
Utilize somente as informações necessárias e suficientes (Destaque somente as peças cuja cor é relevante)
Cada passo é descrito com ilustrações bem claras. Nelas estão coloridas somente as peças cuja posição é relevante para a explicação daquela etapa. As outras peças estão em cinza. Não importa que cor apresentem estas outras, se somente as peças coloridas nas ilustrações estiverem com a cor correta, o processo estará correto.
Nas ilustrações de movimentação, somente o lado que deve ser movido é destacado em cada passo.
Parece algo óbvio, mas o segredo deste procedimento está aqui. Seria impossível estabelecer um procedimento com quintilhões de configurações possíveis. No entanto, é possível fazer um procedimento destacando as peças fundamentais.
Seu procedimento exclui informações que complicariam o entendimento?
Divida o procedimento em etapas
Para o cubo mágico, o processo foi segmentado em 7 etapas.
Se for o caso, divida o seu procedimento também em partes menores que possam ser verificadas por metas intermediárias e que sejam relevantes para a obtenção do resultado final.
Esclareça os pontos de partidas e os objetivos das principais etapas
Logo no início de cada etapa, há um grande desenho de como ficará a configuração do cubo mágico ao final daquela etapa. O objetivo é claramente apresentado. Há também a indicação de como o cubo deve ser posicionado neste início. A partir disto, para cada configuração do cubo, as ilustrações apresentam a sequência de movimentos com seus códigos.
Dito de outro modo, há uma indicação eficaz dos possíveis pontos de partida e do ponto de chegada em cada etapa. Para cada ponto de partida, a sequência de desenhos e seus códigos apresenta como fazer os movimentos.
Veja que há uma redundância, há tanto o texto dos códigos quanto os desenhos. Isto é bom porque ajuda a fixar os códigos e garante que o movimento seja correto. Além disto, favorece o entendimento de quem prefere decorar os códigos tanto quanto de quem prefere memorizar os desenhos dos movimentos. A audiência agradece.
Verifique o sucesso das etapas
Ao final de cada etapa, repete-se o desenho da conformação esperada do cubo e uma confirmação positiva: se você conseguiu chegar àquela configuração, você está de parabéns e pode seguir adiante.
Fica implícito que, se você não conseguiu… dê seu jeito, volte onde for necessário e resolva seu problema. Porém, se deu tudo certo, celebre sua conquista.
Se você tem etapas com metas intermediárias, acrescente uma confirmação de atingimento desta meta intermediária ao final da etapa. Se for o caso, principalmente em procedimentos operacionais, utilize um reforço positivo.
*****************
Bem, o procedimento segue esta estrutura até a resolução final. E funciona. Pode testar.
Você vai sentir orgulho de você. No entanto, tenho certeza de que logo irá querer embaralhar seu cubo de novo. O desafio só começou. Será que você consegue fazer sem ver o procedimento? O quão rapidamente você consegue resolver o cubo?
E sabe qual o recorde mundial de solução de um cubo embaralhado? (embaralhado mesmo, em configuração aleatória). Imaginou? Não sei quanto você pensou, mas o número é espantoso. Apenas 3,47 segundos. Isto mesmo, 3,47 segundos. O recorde anterior era de pouco mais de 4 segundos.
Como os “cubistas” (speedcubers) fazem isto? Bem, para mim, parece mágica, mas de fato, eles compreendem tanto o cubo que já tem memorizadas diversas configurações possíveis e algoritmos mais rápidos associados a elas, bem como entendem e antecipam a configuração que será gerada pelos movimentos. Assim, eles conseguem fazer movimentações mais eficazes para chegar mais rapidamente à configuração final. De todo modo, o método Fridrich é a base para esta resolução rápida.
Impressionante o que um bom procedimento pode fazer.
Então, sempre que um processo parecer impossível de explicar, lembre-se do cubo mágico, dê uma olhada aqui na Ciência Escrita ou no procedimento do cubo e prepare-se para o desafio da escrita. Não é impossível, é apenas uma questão de segmentar, compreender e lapidar a forma de escrever até que fique claro. Se funcionou para o cubo… vai funcionar para seu processo.
Sucesso pra você!
Referências:
https://www.businessinsider.com/rubiks-cube-gods-number-steps-to-solve-any-cube-2019-1